Abschlussarbeiten elektronisch einreichen

Abschlussarbeiten elektronisch einreichen

Was muss bei der elektronischen Einreichung in TUbama beachtet werden? Wie und wo geht das?

§ 23 (7) der Allgemeinen Prüfungsbestimmungen der TU Darmstadt legt fest, dass zusätzlich zu zwei einzureichenden gedruckten Exemplaren eine elektronische Einreichung der Abschlussarbeit erfolgen muss.

Ab dem 01.06.2017 steht TUbama zur elektronischen Archivierung von Abschlussarbeiten zur Verfügung. In einer Übergangsphase bis zum 31.03.2018 ist mit dem jeweiligen Fachbereich (Studienbüro) zu klären, ob die Abgabe in TUbama oder ggf. in einer anderen Form erfolgen soll.

Ab dem 01.04.2018 ist die Nutzung von TUbama zur Abgabe der Abschlussarbeiten für die elektronische Archivierung verpflichtend für alle Studierenden.

Die elektronische Einreichung im TU-Portal TUbama muss termingerecht erfolgen. Erst anschließend reichen Sie (ebenfalls termingerecht) die beiden mit der elektronischen Fassung übereinstimmenden gedruckten Exemplare in Ihrem Studienbüro ein.

Wenn Sie die beiden gedruckten Exemplare in Ihrem Studienbüro einreichen, erfolgt eine Überprüfung Ihres eingereichten elektronischen Exemplars durch das Studienbüro. Wenn diese Überprüfung erfolgreich ist, ist die Arbeit eingereicht. Beachten Sie dies, um eine termingerechte Einreichung Ihrer Arbeit zu gewährleisten!

Um zu vermeiden, dass Sie am Ende der Frist für die Abgabe Ihrer Abschlussarbeit unter Stress geraten, sollten Sie frühzeitig einen Testupload einer selbst erstellten PDF/A-Datei vornehmen (ohne das Dokument einzureichen), um zu überprüfen, ob das Format akzeptiert wird. Beim Upload-Prozess wird das Dateiformat automatisch überprüft und Sie erhalten eine Fehlermeldung, falls dies nicht PDF/A-konform sein sollte.

Prozessualer Bearbeitungsablauf der Archivierung

  1. Sie laden eine Abschlussarbeit im Dateiformat PDF/A (archivierbares PDF) in TUbama hoch und legen diese dort in Ihrem persönlichen Benutzerbereich ab. -> Status „Noch nicht eingereicht“
  2. Sie ergänzen alle erforderlichen Daten, stellen sicher, dass die hochgeladene Datei Ihren anschließend im Studienbüro einzureichenden Papierexemplaren entspricht und reichen die hochgeladene Abschlussarbeit elektronisch ein. -> Status „In Sichtprüfung“
  3. Ihr Studienbüro erhält eine Benachrichtigung, dass Sie Ihre Arbeit hochgeladen und eingereicht haben. Sobald Sie nun die beiden gedruckten Exemplare im Studienbüro einreichen, nimmt das Studienbüro eine Sichtprüfung und einen Vergleich der elektronischen Arbeit mit den im Studienbüro eingereichten Exemplaren vor und überprüft die von Ihnen eingegebenen Daten. Ist die Prüfung erfolgreich, wird die Arbeit durch das Studienbüro zur Archivierung freigegeben. -> Status „Archiviert“

Ist die Prüfung nicht erfolgreich, weist das Studienbüro Ihre Einreichung zurück. In diesem Fall erhalten Sie eine Benachrichtigung. -> Status „Noch nicht eingereicht“

In diesem Fall bearbeiten Sie Ihre Einreichung entsprechend nach. Nehmen Sie ggf. Kontakt mit Ihrem Studienbüro auf.

Bitte beachten Sie, dass die elektronische Einreichung einer korrekten digitalen Fassung Ihrer Abschlussarbeit ebenso termingerecht erfolgen muss, wie die Einreichung der Papierexemplare im Studienbüro!

Elektronische Einreichung mit TUbama

Starten Sie das TUbama Portal und loggen Sie sich ein. (Weitere Informationen zum Einloggen finden Sie im Artikel „Zugang zu TUbama“.

Nach dem erfolgreichen Login befinden Sie sich im Bereich „Abschlussarbeiten verwalten“ von TUbama.

Hier können Sie Ihre Abschlussarbeit hinzufügen.

Der Bereich „Abschlussarbeiten verwalten“ zeigt Ihnen eine Übersichtsliste der von Ihnen bereits hochgeladenen Abschlussarbeiten. Beim ersten Start ist die Übersichtsliste leer. Haben Sie bereits Abschlussarbeiten hochgeladen, sehen Sie Ihre hochgeladenen Arbeiten in der Übersicht.

In der Übersicht wird Ihnen der jeweilige Bearbeitungsstatus der hochgeladenen Abschlussarbeit angezeigt.
Mögliche Bearbeitungsstatus sind:

  • „Noch nicht eingereicht“ – Abschlussarbeit ist hochgeladen, aber noch nicht eingereicht
  • „In Sichtprüfung“ – Abschlussarbeit ist eingereicht, aber noch nicht zur Archivierung freigegeben
  • „Archiviert“ –Abschlussarbeit ist elektronisch archiviert

Klicken Sie nach dem Einloggen die Schaltfläche „Abschlussarbeit hinzufügen“.

Typ der Abschlussarbeit angeben

Wählen Sie aus, ob Sie eine Bachelor- oder eine Master-Abschlussarbeit hochladen und einreichen werden und ob es einen Sperrvermerk für diese Arbeit gibt.

Wählen Sie anschließend die Schaltfläche „Nächster Schritt >“.

Falls Sie die Option „Sperrvermerk auswählen" und „Nächster Schritt >“ angewählt haben, wird anschließend zusätzlich eine Frage nach dem Datum des Endes des Sperrvermerkes angezeigt. Gehen Sie nochmals über „< Voriger Schritt“ zurück und tragen Sie das entsprechende Datum ein.

Wählen Sie anschließend die Schaltfläche „Nächster Schritt >“.

Hochladen der Abschlussarbeit

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Datei/en) Ihrer Abschlussarbeit hochzuladen:

  • Als Datei
  • Von einer URL

Es muss mindestens eine Datei im Format PDF/A hochgeladen werden. Zusätzlich können noch weitere Dateien im Format PDF/A oder in einem archivierbaren ZIP-Format hochgeladen werden. Informationen zur Erstellung des PDF/A-Dokuments finden Sie hier.
Die Datei darf maximal 250 MB groß sein und der Dateiname darf keine Leer- oder Sonderzeichen enthalten!

Nachdem Sie eine oder mehrere Dateien hochgeladen haben, wählen Sie „Nächster Schritt >“.

Studiengang angeben

Durch Klicken auf das “+”-Symbol vor einem Fach- oder Studienbereich öffnen Sie diesen Bereich und können aus den dort angebotenen Studiengang-Abschluss-Kombinationen auswählen.

Wählen Sie über Klicken der Schaltfläche „Hinzufügen“ die Studiengang-Abschluss-Kombination aus, für die Sie die Abschlussarbeit einreichen. Bitte achten Sie unbedingt auf eine korrekte Auswahl Ihres Studiengangnamens und Ihres Abschlusses

  • Bachelor of Arts (B.A.)
  • Bachelor of Education (B.Ed.)
  • Bachelor of Science (B.Sc.)
  • Joint Bachelor of Arts (JBA)
  • Master of Arts (M.A.)
  • Master of Education (M.Ed.)
  • Master of Science (M.Sc.)

Wählen Sie anschließend „Nächster Schritt >“.

Metadaten angeben

Geben Sie die Metadaten an, unter denen Ihre Abschlussarbeit archiviert werden wird und bestätigen Sie die Einhaltung der Vorgaben der digitalen Einreichung.

Wählen Sie anschließend „Nächster Schritt >“.

Abschlussarbeit einreichen

Nun sind alle Daten für eine Einreichung und Archivierung vorhanden.

Sie können diesen Stand zunächst nur für sich in Ihrem Benutzer-Account (Benutzer-Arbeitsbereich) zwischenspeichern, ohne die Abschlussarbeit einzureichen. Dazu wählen Sie die Schaltfläche „Zwischenspeichern und später einreichen“. So können Sie alle Daten noch einmal anschauen und überprüfen.

Sie können die Arbeit auch sofort einreichen, indem Sie „Abschlussarbeit jetzt einreichen“ wählen. Wählen Sie diese Option, so werden Ihnen die Zusammenfassung und die Rückmeldung Ihrer Einreichung angezeigt:

Elektronische Einreichung Fertig -> gedruckte Exemplare abgeben

Ihr Studienbüro wird nun automatisch per Mail über Ihre Einreichung informiert. Reichen Sie nun termingerecht Ihre beiden gedruckten Exemplare im Studienbüro ein!

Sie können in Ihrem Benutzer-Portal verfolgen, wann der Status Ihrer Einreichung zu „Archiviert“ wechselt, oder ob Ihre Einreichung vom Studienbüro zurückgewiesen wird. Im Falle einer Zurückweisung erhalten Sie eine Mail an Ihre studentische E-Mail-Adresse.

Sollten Sie Fragen zum Prozess der Einreichung und Archivierung Ihrer Abschlussarbeit haben, wenden Sie sich bitte an Ihr Studienbüro.