Sekretärin/Sekretär

Im Rahmen des Sonderforschungsbereichs (SFB) 1053 „MAKI – Multi-Mechanismen Adaption für das künftige Internet“ ist im Fachbereich Elektrotechnik und Informationstechnik am Institut für Datentechnik - Fachgebiet Multimedia Kommunikation - zum nächstmöglichen Termin die Stelle für eine/einen

Sekretärin/Sekretär

zu besetzen. Die Stelle ist als Elternzeitvertretung befristet bis zum 31.12.2020.

Ihre Aufgaben:

Die Stelleninhaberin/der Stelleninhaber wird für den SFB tätig sein und die Geschäftsleitung sowie die wissenschaftliche Leitung in ihrer Tätigkeit unterstützen. Folgende Aufgaben soll die Bewerberin/der Bewerber selbstständig und eigenverantwortlich übernehmen:

  • Organisation und Durchführung aller anfallenden Sekretariatsarbeiten
  • Mitarbeit in der Büroorganisation
  • Erledigung der elektronischen und schriftlichen Korrespondenz (in deutscher und englischer Sprache)
  • Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen des SFB MAKI
  • Organisation von Sitzungen und Meetings innerhalb des SFB MAKI
  • Absprachen mit und Betreuung von externen Referentinnen und Referenten und wissenschaftlichen Gästen
  • Übernahme von Aufgaben in der Drittmittelbewirtschaftung der Mittel des SFBs (z.B. Reisekosten, Erstattung von Ausgaben, Anweisen von Zahlungen, Erstellen von Übersichten und Mittelnachweisen, Budgetplanung und -überwachung)
  • Eigenständige Bearbeitung von Personalangelegenheiten des SFBs
  • Pflege des Webauftritts des SFB MAKI und von internen Statistiken und Dokumentationen

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder alternativ einschlägige Berufserfahrung
  • Erfahrungen im Sekretariatsbereich
  • Grundlegende Kenntnisse in Verwaltungsangelegenheiten und der Projektverwaltung
  • Gute PC Grundlagenkenntnisse und sehr gute Kenntnisse in Büroanwendungen (Word, Excel, Power Point, Thunderbird); wünschenswert sind auch Kenntnisse in Web-Anwendungen wie bspw. CMS, Lernplattformen und elektronischen Kalendern
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Erfahrungen im Umgang mit den Möglichkeiten elektronischer Kommunikation
  • Umfassende Erfahrungen in der Planung und Organisation von Veranstaltungen, Tagungen und Reisen
  • Flexibilität, Engagement, Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten und zur Teamarbeit
  • Belastbarkeit in Stresssituationen
  • Freundlicher, aufgeschlossener Umgang
  • Reisebereitschaft zu gelegentlichen, auch mehrtägigen Reisen
  • Bereitschaft zur Weiterbildung

Die Technische Universität Darmstadt strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen am Personal an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerberinnen oder Bewerber mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für die Technische Universität Darmstadt (TV - TU Darmstadt). Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bestehend aus Anschreiben, Lebenslauf sowie Kopien der Zeugnisse und Referenzen unter Angabe der genannten Kenn-Nummer.

Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung inkl. Angabe des möglichen Eintrittsdatums per E-Mail (vorzugsweise als PDF) oder alternativ per Post an: Technische Universität Darmstadt, Fachgebiet Multimedia Kommunikation, steinmetz.office@kom.tu-darmstadt.de, Rundeturmstraße 10, 64283 Darmstadt.

Kenn-Nr. 534

Bewerbungsfrist: 14. Dezember 2018