Assistenz

Die dem Präsidenten der Technischen Universität Darmstadt zugeordnete Stabsstelle Kommunikation und Medien ist die zentrale Koordinierungs- und Servicestelle in allen Fragen der internen und externen Kommunikation der Universität. In der Abteilung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Position der

Assistenz – 80%

zu besetzen. Die Stelle ist unbefristet.

Ihre Aufgaben:

  • Sie sind zuständig für das allgemeine Sekretariats- und Büromanagement einer Abteilung, die eine zentrale Schnittstelle zwischen Universität und Öffentlichkeit ist
  • Telefonische und schriftliche Korrespondenz bzgl. Presseanfragen, allgemeiner Anfragen zur Universität (auch in englischer Sprache) und Kontakte mit Universitätsmitgliedern; ebenso Korrespondenz für den Leiter und das Team der Stabsstelle; Terminplanung; Bearbeitung von Post
  • Management des zentralen Mail-Postfachs in enger Zusammenarbeit mit den Redakteur/innen vom Dienst
  • Personalwesen: Administrative Begleitung von Stellenbesetzungs- und allgemeinen Personalverwaltungsverfahren (z.B. Elternzeit); Dokumentation von Urlaub und Krankheit, Antrags-Vorbereitung (z.B. Dienstreisen)
  • Rechnungswesen: Vorbereitende Buchführung und Budgetmanagement (Rechnungstellung und -überwachung, Etat-Jahresplanung und regelmäßige Kontrolle mithilfe von SAP, Dokumentation von Zahlungsein- und -abgängen, Erstellen von Budgettabellen mithilfe von Excel); Vertragsmanagement mit externen Dienstleistern
  • Büro-Infrastruktur und Logistik: Bestandspflege der technischen Ausstattung, Inventarisierung, Bestellung von Geräten und Büromaterial, projektbezogene Aufgaben (z.B. Raum-Management)
  • Adressdaten-Management mit CRM-System; Organisation des Großversands der TU-Publikationen, Unterstützung des Veranstaltungsmanagement-Teams (z.B. Erstellung von Seriendokumenten für Einladungen)

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (oder vergleichbare Qualifikation) sowie einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
  • Sichere Kenntnisse und souveräner Umgang mit gängigen Büro-Softwareanwendungen, einem CRM-System, SAP-Anwendungen sowie mit digitaler Aktenführung inkl. Archivierung abteilungsinterner Dokumente
  • Souveränes und verbindliches Auftreten im Umgang mit externen Anspruchsgruppen und Universitätsangehörigen
  • Flexibilität, Engagement, Fähigkeit zu klar strukturiertem und selbstständigem Arbeiten sowie zur Kooperation in einem multidisziplinären Team
  • Hohes Servicebewusstsein und starke Identifikation mit den Werten und Zielen der Universität
  • Schnelle Auffassungsgabe und Fähigkeit, auch unspezifische Anfragen einzuordnen, zu bewerten und teamintern zu bearbeiten
  • Ausgeprägte Fähigkeit zur Selbstorganisation und adäquatem Handeln in Stress-Situationen
  • Exzellente Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
  • Gute Englischkenntnisse
  • Kenntnisse von Hochschulstrukturen von Vorteil

Die Technische Universität Darmstadt strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen am Personal an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerberinnen oder Bewerber mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für die Technische Universität Darmstadt (TV - TU Darmstadt).

Bewerbungen (mit Referenzen und Zeugnissen) richten Sie bitte per Mail unter Angabe der Kenn-Nummer an den Leiter der Stabsstelle Kommunikation und Medien der Technischen Universität Darmstadt, Jörg Feuck, Karolinenplatz 5, 64289 Darmstadt, feuck@pvw.tu-darmstadt.de

Kenn-Nr. 584

Veröffentlicht am: 25. Januar 2019

Bewerbungsfrist: 22. Februar 2019