Die Krise managen

Gemeinsam die Herausforderungen der Corona-Pandemie meistern: Einblicke in „good practice“ im neu organisierten Arbeitsalltag, in die Arbeit des Krisenstabs und des begleitenden Pandemieforums.

Lichtblicke

Manchmal sind es die „kleinen Dinge“, die verändern, ermutigen und Positives bewirken. Wie kommen Teams an der TU Darmstadt in Corona-Zeiten gut durch den Arbeitsalltag? Wie überbrücken sie fehlende persönliche Kontakte? Wie unterbrechen sie die neue Routine aus Abstand und virtuellen Meetings? Wir stellen in einer kleinen Serie verschiedene Initiativen vor.

Digitale Weihnachtsfeier: Pakete, Ohrwürmer und Break-out-Sessions
22. Dezember 2020

Eines von vielen Beispielen aus der Universität, wie liebevoll in diesem Jahr virtuelle Weihnachtsfeiern ausgestaltet werden: Findige und fleißige Menschen im Fachbereichsmanagement des Fachbereichs Maschinenbau hatten sich für das ungezwungene Zoom-Meeting besonders originelle Dinge ausgedacht und vorbereitet.

Vorab gefüllte und verteilte Care-Pakete wurden jeweils vor aller Augen geöffnet, nette Tassen und manches andere ausgepackt. Ein kleines Moderationsteam führte durch das Programm, in dem die Charts der Weihnachtslieder-Ohrwürmer gestreift und Fragen geklärt werden konnten, welche Geschenke noch besorgt werden müssten. In Break-Out-Sessions wurde gemeinsam gegrübelt, was es mit unterschiedlichen weihnachtlichen Traditionen auf sich hat, welche Lieder in Emoji-Kombinationen stecken oder wer sich hinter dem anonymen Steckbrief auf dem Online-White-Board verbirgt.

Auch eine Ansprache des Dekans, ein amüsantes Weihnachtsgeschichten-Bingo und ein kleiner gemeinsamer Jahresrückblick fehlten nicht. Bilanz des Organisations-Teams: „Die vielen glücklichen Gesichter auf dem Schluss-Screenshot haben deutlich gezeigt: Die Offenheit, auch ganz zum Ende dieses Jahres noch etwas Neues zu wagen, hat sich gelohnt.“

SR/feu

Lichtblicke

Weltumspannende Debatten und ein virtuelles „Feierabendbier“
15. Dezember 2020

Nicht zu Konferenzen reisen können, ist für Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen ein herber Verlust. Chemie-Professor Gerd Buntkowsky hat aus der Not eine Tugend gemacht, seit mehreren Monaten organisiert er mit Kollegen aus Frankreich, Russland und Indien eine wöchentliche internationale Online-Seminarserie (ICONS2020, Inter-CONtinental-NMR 2020), ergänzt um eine halbjährlich stattfindende digitale Konferenz.

Auch im Fachgebiet Abwassertechnik im Fachbereich Bau- und Umweltingenieurwissenschaften laufen die wöchentlichen Gruppenmeetings natürlich digital ab – mit dem Effekt, dass sie vollzähliger besucht werden können als anno dazumal. So kann sich auch mal ein wissenschaftlicher Mitarbeiter via Handy flugs aus der Versuchsanlage zuschalten. Das wissenschaftliche Personal hat zudem einen Zoom-Gruppenchat belebt und trifft sich einmal im Monat zu einem virtuellen „Feierabendbier“.

„Statt-Weihnachtsfeier“ und virtuelles Mittagessen
9. Dezember 2020

Im Fachbereich Bau- und Umweltingenieurwissenschaften dreht sich viel um das „Miteinander“ und den Team-Gedanken: So wird aktuell für die beiden Fachgebiete Landmanagement sowie Raum- und Infrastrukturplanung eine außergewöhnliche „Statt-Weihnachtsfeier“ geplant. Mit freundlicher Unterstützung von externen Förderern haben die Mitarbeitenden demnächst die Chance, gemeinsame Online-Kurse zu „Autogenem Training“ und/oder „Progressiver Muskelrelaxation“ wahrzunehmen. Das Ziel: Das Team stärken, bei Herausforderungen jenseits des Uni-Kontextes neue Erfahrungen sammeln. Und weitergedacht: Wer mitmacht, lernt neue Methoden kennen, die in Zukunft in einer schwierigen Situation vielleicht individuell weiterhelfen können.

Im Fachgebiet Stahlbau speist man täglich gemeinsam – via Zoom: Um 12.30 Uhr kommt das (hauptsächlich wissenschaftliche) Personal virtuell zum Mittagessen zusammen. Leichter kulinarischer Vorteil für Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice: Sie löffeln oder gabeln öfter warme Leckereien. Diejenigen, die wegen experimenteller Aufgaben im Büro arbeiten, bescheiden sich eher mit Salat oder belegten Stullen. Jedenfalls ist das der Ort und die Zeit, um private Neuigkeiten auszutauschen – und sei es, die kleine Tochter eines Mitarbeiters in Elternzeit vor der Laptop-Kamera in Augenschein zu nehmen.

Erwünschter Privat-Plausch
7. Dezember 2020

Dienstliche Themen nicht erwünscht: Im Dezernat Internationales bietet die Chefin den Mitarbeitenden einen individuellen 15-minütigen Plausch an – als virtuelle Kaffeepause per zoom. Wer mag, trägt sich dazu online in eine Terminliste ein. Regel Nummer eins: Dienstliches ist während der Viertelstunde tabu. Die bisherigen Erfahrungen sind positiv, das Angebot wird rege angenommen, die Gespräche werden als bereichernd und wohltuend empfunden.

feu

„Pandemie-Forum“ eingerichtet

26. Oktober 2020

Ergänzend zum Krisenstab der TU Darmstadt hat das Präsidium ein Forum eingerichtet, um den Austausch in der aktuellen Pandemie-Zeit zu verstärken. Seit Beginn der Corona-Krise sind auf zentraler wie dezentraler Ebene zahlreiche, mitunter schwierige Entscheidungen zu Themenbereichen zu treffen, die sonst nicht zum „Tagesgeschäft“ zählen.

Handlungsmaxime ist dabei stets, wie die Funktionsfähigkeit der TU Darmstadt, wie die Kernbereiche Forschung, Studium und Lehre bestmöglich aufrechterhalten werden können. Grundsätzliche Festlegungen, aber auch Ad hoc- Einzelentscheidungen müssen im Lichte der dynamischen Entwicklung immer wieder hinterfragt, auf Praxistauglichkeit und Verhältnismäßigkeit überprüft werden. Nicht zuletzt geht es um gute und flexible Lösungen für neu auftretende Fragestellungen, um Transparenz und Akzeptanz.

Mit Unterstützung des Krisenstabs hat sich das Präsidium entschieden, ein sogenanntes Pandemie-Forum als zusätzliches Mitwirkungs-Gremium einzurichten. Angesprochen sind die Dekaninnen und Dekane der Fachbereiche, die Leitungen der zentralen Einrichtungen und Dezernate, die Personalvertretung und die Gleichstellungsbeauftragte, die Schwerbehindertenvertretung und der AStA. Die Leitung und Moderation übernimmt Stefan Weisenseel, Leiter des Dezernats Personal- und Rechtsangelegenheiten.

Das Forum kann Maßnahmen reflektieren und initiieren und wird sich über Best practice-Erfahrungen bei der Umsetzung im Arbeitsalltag austauschen. Gleichzeitig wird das Forum Hinweise geben, welche Informationen und Angebote in konkreten Situation benötigt werden. Daneben sollen Zukunftsszenarien – trotz des nicht absehbaren Verlaufs der Pandemie –

beraten und entwickelt werden. Die Idee ist es, dieses Meinungsbild, aber auch konkrete Vorschläge an die Universitätsleitung und den Krisenstab zur weiteren Beratung weiterzugeben. Ziel ist es, dass so – neben der natürlich weiterhin bestehenden Möglichkeit, sich direkt an Mitglieder der Universitätsleitung und des Krisenstabs zu wenden – ein Austausch entsteht, der dazu beitragen soll, die Bedürfnisse der Mitglieder der Universität in der Pandemie noch besser zu verstehen und ihnen gerecht zu werden.

Komplexität und Dynamik pur – aus der Arbeit des Krisenstabs

Informationen einholen, sich immer wieder auf dem Campus vor Ort ein Bild machen, Dauerkontakte mit Behörden halten, Entscheidungen vorbereiten, treffen und im neuen Licht auch modifizieren – und unentwegt kommunizieren, zuhören, Fragen beantworten und neu aufgeworfene Themen „mitnehmen“: Was normalerweise nüchterner Alltag ist, ist in Corona-Zeiten ein temporeiches Jonglieren mit unzähligen Bällen auf unbestimmte Zeit.

Verantwortung für den Kurs der Universität trägt der zurzeit mehrfach pro Woche digital tagende Krisenstab unter Leitung von Präsidentin Tanja Brühl und Kanzler Manfred Efinger. Möglich wird das intensive Krisenmanagement dank des Unterstützungs- und Koordinationsteams sowie der Arbeit von Dezernaten und Zentralen Einrichtungen.

Mitglieder des Krisenstabs

  • Präsidentin Professorin Dr. Tanja Brühl (Leitung)
  • Kanzler Dr. Manfred Efinger (Leitung)
  • Vizepräsident Professor Dr. Heribert Warzecha
  • Gerhard Schmitt, Leiter Dezernat II
  • Heike Threin, Leiterin Dezernat IV
  • Stefan Weisenseel, Leiter Dezernat VII
  • Regina Sonntag-Krupp, Leiterin Dezernat VIII
  • Susanne Schienbein, Leitende Fachkraft für Arbeitssicherheit, Dezernat IV
  • Sophie Lücken, Stabsstelle Krisenmanagement, Dezernat IV
  • Dr. Dagmar Bellmann, Stabsstelle Prozessmanagement, Dezernat IV
  • Jörg Feuck, Leiter Stabsstelle Kommunikation und Medien

Die Anforderungen häufen sich seit Wochen – zum Beispiel im Dezernat IV: Das dem Krisenstab zuarbeitende Kernteam aus dem Dezernat nimmt alle unter der zentralen Mailadresse eingehenden Anfragen, Hinweise – und auch Beschwerden – auf, holt wenn nötig, gezielte fachliche Expertise aus den Nachbardezernaten ein, antwortet zeitnah und reicht „Merkposten“ an den Krisenstab weiter.

Gleichzeitig muss das Team an vielen Stellen Initiativen ergreifen: im engen Takt wird mit dem medizinischen Dienst beraten, umfangreiche Hygienepläne sind unter Zeitdruck zu aktualisieren. Sind alle kritischen Abläufe Uni-weit im Blick? Und wäre der Basisbetrieb auch gewährleistet, wenn viele Mitarbeitende krankheitsbedingt ausfallen würden? Müssen die Schließberechtigungen für ansonsten geschlossene Gebäude anders organisiert werden? Wie lassen sich bei den aktuell anstehenden Klausuren die Abstandsregeln in den Räumen sichern und wie müssen die „Laufwege“ markiert und abgesperrt werden? Und ja, es ist nicht leicht, Wünsche von Externen zurückzuweisen, die in der TU Veranstaltungen organisieren möchten.

Alles geht „Schritt für Schritt“ voran, Unwägbarkeiten werden bestmöglich antizipiert, denn jede Entscheidung beeinflusst den Status quo an anderer Stelle. Das digitale Semester unter Corona-Restriktionen ist eine Riesenherausforderung für Lehrende und Studierende. Ebenso wie Prüfungen und Klausuren, die bis in feinste und ganz neu ins Bewusstsein rückende Details geplant und mit den Verantwortlichen in Fachbereichen rückgekoppelt werden müssen. Sitzplatzmarkierung, Reinigungsintervalle, Stau-Vermeidung an Eingangstüren, Raumreservierungs-Management… Die Checklisten, die abzuarbeiten sind, sind lang. Gleichzeitig arbeitet das Koordinationsteam des Krisenstabes auf Hochtouren, um etwa die Kraftakte der Universitätsbibliothek, vorsichtige Teilöffnungen Zug um Zug zu organisieren, zu unterstützen –schnell, pragmatisch und immer unter der Maßgabe „Sicherheit zuerst“.

Selbstverständlich: Die Politik setzt den Rahmen, der sich in kurzen Abständen im Detail ändert. Und so liefern die für Rechts- und Personalangelegenheiten zuständigen Dezernate II und VII dem Krisenstab ad hoc Einschätzungen, welche Konsequenzen aus den Verordnungen des Landes zu ziehen sind, welche Handlungsspielräume sich für die TU ergeben. Ein Beispiel: Mit ungeheurem Einsatz – dem Hochschulrechenzentrum sei Dank – wurden für viele TU-Beschäftigte sichere technische Grundlagen für mobiles Arbeiten geschaffen. So können nun etwa Personalbewerbungsgespräche per Videokonferenz stattfinden.

Und auch mit Notlagen, in die Studierende unverschuldet geraten sind, befasst sich der Krisenstab. Mit Fällen von internationalen Austauschstudierende etwa, die nach Hause zurückkehrten und bei denen Vermieter weiterhin auf Mietzahlungen bestanden.

Auch wenn inzwischen eine gewisse Corona-Routine eingekehrt ist: Die Lage bleibt erfordert hohe Dauer-Aufmerksamkeit, der Krisenstab arbeitet weiter. Dessen Entscheidungen müssen täglich aktuell an Studierende und Bedienstete weitergegeben werden. Wer die Webseite www.tu-darmstadt.de aufruft, findet gleich auf der Startseite wichtige Hinweise aufbereitet. Und noch etwas ist nicht zu übersehen: Die Zahl der Webseiten der Dezernate und Zentralen Einrichtungen mit wertvollen Informationen und Handreichungen ist stark gestiegen. Die vielen Mitarbeitenden, die sie pflegen und aktuell halten, verdienen hohe Anerkennung.

feu