An der Technischen Universität ist im Dezernat Internationales, Referat Welcome and Housing Services, Sachgebiet Welcome Centre, die Stelle für eine_n

Referent_in (m/w/d) Welcome Centre – 75 %

schnellstmöglich in einem auf ein Jahr befristeten Arbeitsverhältnis zu besetzen.

Das Welcome Centre ist die zentrale Serviceeinrichtung und Beratungsstelle für alle internationalen Wissenschaftler_innen, von Doktorand_innen über Postdocs und Gastwissenschaftler_innen bis zu neuberufenen Professor_innen, und unterstützt diese und ihre Familie sowie die aufnehmenden Einheiten und die zentrale Verwaltung mit speziellen Services und professioneller Beratung zu allen nichtakademischen Fragen rund um ihren Aufenthalt. Als zentraler, professioneller und verlässlicher Anlaufpunkt für alle internationalen Wissenschaftler_innen trägt das Welcome Centre erheblich zur positiven Außenwirkung der TU Darmstadt als attraktive Gastgeberin und Arbeitgeberin in der internationalen Wissenschaftsgemeinde bei. Der Aufgabenbereich der ausgeschriebenen Stelle umfasst die administrative und integrative Betreuung und Unterstützung dieser Zielgruppe während ihres Aufenthaltes an der TU Darmstadt. Für diese Aufgaben suchen wir eine vielseitige, interkulturell erfahrene, dynamische, serviceorientierte und teamfähige Person.

Ihre Aufgaben:

  • Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen und Serviceangeboten zur verbesserten Unterstützung während des Aufenthalts der Zielgruppe
  • Durchführung eines Beratungs- und Serviceangebotes insbesondere zu den spezifischen aufenthaltsrechtlichen und organisatorischen Fragestellungen.
  • Verwaltung der Klienten mithilfe des CRM Systems Cobra CRM Pro XL
  • Planung, Erstellung und Umsetzung von Prozessen zur Optimierung des Welcome-Service
  • Betreuung und Beratung der Wissenschaftler_innen und Familien in englischer Sprache
  • Entwicklung und Umsetzung von Networking-Angeboten für die Zielgruppe
  • Konzeption, Weiterentwicklung und Pflege zielgruppenspezifischer Informationskanäle für das Welcome Centre (Web-Auftritt First Spirit, Erstellung von Handbüchern und Informationsmaterial)
  • Inhaltliche und administrative Projektkoordination von Drittmittelprojekten inkl. Finanzverwaltung und -controlling, Zwischen- und Abschlussberichte für Drittmittelgeber
  • Erstellung und Umsetzung von Qualitätssicherungsmaßnahmen

Voraussetzungen:

  • Sehr gut abgeschlossenes Universitätsstudium
  • Nachgewiesene einschlägige Berufserfahrung in einem Welcome Centre oder in einer vergleichbaren Einrichtung, insbesondere in der administrativen Unterstützung internationaler Wissenschaftler_innen an Universitäten ist wünschenswert
  • Nachgewiesene einschlägige Kenntnisse des für die Zielgruppe relevanten Aufenthaltsrechts, insbesondere des relevanten Visa- und Aufenthaltsrechtes wünschenswert
  • Sehr gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Englisch und Deutsch sowie einer weiteren Sprache
  • Gute Kenntnisse von Cobra CRM Pro XL oder vergleichbaren CRM-Systemen, MS-Office-Anwendungen sowie First-Spirit.
  • Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit und starke Dienstleistungsorientierung
  • Hohe Flexibilität, Teamfähigkeit, Organisationsfähigkeit, Belastbarkeit
  • Eigene Auslandserfahrung an einer Hochschule im Ausland wünschenswert
  • Ausgeprägte interkulturelle Kompetenz
  • Strukturierte, zielorientierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
  • Bereitschaft zu gelegentlicher Tätigkeit außerhalb der üblichen Dienstzeiten

Die Technische Universität Darmstadt strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen am Personal an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerber_innen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für die Technische Universität Darmstadt (TV - TU Darmstadt).

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf, sowie Kopien der Zeugnisse unter Angabe der Kenn-Nummer. Ihre Bewerbung richten Sie bitte an den Leiter des Referates Welcome and Housing Services der TU Darmstadt, Lars Hollmann, Karolinenplatz 5, 64289 Darmstadt, ausschließlich elektronisch (in Form eines PDF-Dokuments) an bewerbungen.dezviii.internationales@zv.tu-darmstadt.de. Eingesandte Bewerbungsunterlagen können nicht zurückgeschickt werden.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre Daten zum Zwecke des Stellenbesetzungsverfahrens gespeichert und verarbeitet werden. Sie finden unsere Datenschutzerklärung auf unserer Homepage.

Kenn-Nr. 740

Veröffentlicht am

24. November 2022

Bewerbungsfrist

08. Dezember 2022