Die Technische Universität Darmstadt sucht zur Unterstützung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Sachbearbeitung (m/w/d) im Bereich der kurzzeitigen Vermietung von Veranstaltungsflächen außerhalb des Lehrbetriebs – 50 %

Das Arbeitsverhältnis ist unbefristet.

Mit der Vermietung von Veranstaltungsflächen außerhalb des regulären Lehrbetriebs an der TU Darmstadt sollen Forschungs- und Wissenschaftsaktivitäten sowie das studentische Leben an der TU Darmstadt unterstützt werden. Die Veranstaltung ist daher an einen Bezug zu Wissenschaft und Forschung bzw. an einen kulturellen Kontext gekoppelt. Das Flächenangebot beinhaltet sowohl Flächen im Innen- als auch im Außenbereich, sowie Veranstaltungsräume für die exklusive Nutzung durch Veranstaltungen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte sind:

  • Koordination und Abwicklung des Vermietungs- und Raumbuchungsprozess für die in den Gebäuden sowie auf den Außenflächen der TU Darmstadt stattfindenden Tagungen, Seminare, Kongresse, Ausstellungen, Festveranstaltungen sowie der Raumbuchungen für Mitglieder der TU Darmstadt, wie beispielsweise akkreditierte studentische Hochschulgruppen unter Anwendung der einschlägigen rechtlichen Bestimmungen. Hierzu gehört die Umsetzung der gesamten einschlägigen Vertragsmanagementberatung von internen und externen Kunden in Bezug auf die Raum- oder Flächenauswahl in technischer, inhaltlicher und betrieblicher Sicht inkl. der Durchführung von Besichtigungsterminen und der Erstellung von Angeboten, Abnahme- sowie Rücknahmeverhandlungen, Raumreservierung und Buchung im Campus Managementsystem TUCAN für die Semesterveranstaltungen, Tages- und Mehrtagesveranstaltungen inkl. Terminabstimmung und Raumanmeldungen von (Groß-)Veranstaltungen mit den zuständigen Stellen
  • Vertragserstellung sowie die Abwicklung von Überlassungs- und Mietverträgen bei externen Kunden, sowie Erstellung interner Gestattungen
  • Koordination der infrastrukturellen Serviceleistungen von externen Dienstleistern und internen Dienstleistungen (Angebotseinholung, Beauftragung, Rechnungsabwicklung und Weiterbelastungen an Kunden) vor, während und nach der Veranstaltung
  • Prüfung der gesetzeskonformen Umsetzung von Veranstaltungen gemäß den einschlägigen Rechtsvorschriften (wie z.B. die HVStättR, einschlägige DGUV-Vorschriften, die Brandschutzinformation der TU Darmstadt, die Hausordnung der TU Darmstadt, Mietbedingungen, GEMA-Richtlinien etc.)
  • Vertragliche Ausgestaltung und Betreuung von Fest-, Sport- und sonstigen Veranstaltungen externer Partner inkl. der Teilnahme an Sicherheitsbesprechungen, für die Flächen der TU Darmstadt respektive des Landes Hessen zur Verfügung gestellt werden.

Ihr Profil:

  • Vorzugsweise abgeschlossene Ausbildung als Veranstaltungskauffrau_mann oder Veranstaltungsfachwirt_in (IHK). Berufserfahrung ist wünschenswert aber nicht Einstellungsvoraussetzung.
  • Fundierte koordinative und organisatorische Fähigkeiten
  • Fähigkeit zur schnellen Erfassung komplexer Sachverhalte, deren Priorisierung, und verständliche Aufbereitung
  • Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und klarer Kommunikationsstil
  • serviceorientierte Beratungskompetenz
  • Hohes Maß an Flexibilität, Zuverlässigkeit und Fähigkeit zur Selbstorganisation
  • Sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
  • Bereitschaft zum gelegentlichen Dienst in den Abendstunden und am Wochenende
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten Ihnen:

  • Interessante, vielseitige und durch persönliches Engagement zu gestaltende Aufgaben
  • Attraktive und vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten und eine individuelle Personalentwicklung
  • Landesticket Hessen nach den jeweils geltenden tariflichen Bestimmungen
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement
  • Flexible Arbeitszeitgestaltung unter Berücksichtigung notwendiger dienstlicher Verpflichtungen

Die Technische Universität Darmstadt strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen am Personal an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerber_innen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für die Technische Universität Darmstadt (TV - TU Darmstadt).

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail unter der genannten Kenn-Nummer an Frau Ruth Bakic, ruth.bakic@tu-darmstadt.de.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre Daten zum Zwecke des Stellenbesetzungsverfahrens gespeichert und verarbeitet werden. Sie finden unsere Datenschutzerklärung auf unserer Homepage.

Kenn-Nr. 757

Veröffentlicht am

21. November 2022

Bewerbungsfrist

19. Dezember 2022