An der Technischen Universität Darmstadt ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle für

Assistenz & Sachbearbeitung (w/m/d) im Dezernat Forschung und Transfer

unbefristet zu besetzen.

Das Dezernat VI – Forschung und Transfer – unterstützt die Angehörigen der TU Darmstadt mit umfangreichen Services in verschiedenen Aufgabenfeldern von der Forschungsförderung und Förderung des Wissenschaftlichen Nachwuchses, über das Vertragsmanagement für Forschungsverträge und die Drittmittelverwaltung bis hin zur Gründungsförderung und IP-Verwertung. Insgesamt umfasst das Team des Dezernats rund 50 Beschäftigte an derzeit drei Standorten der TU Darmstadt.

Sie unterstützen als Assistenz sowohl die Dezernatsleitung als auch das gesamte Team. Ihre Aufgaben umfassen dabei:

  • Allgemeine Assistenzaufgaben für die Leitung des Dezernats, wie Terminorganisation, Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Anfragen, Postbearbeitung, Erstellen und Prüfung von Schreiben und Vorlagen
  • Sachbearbeitungsaufgaben im Dezernat, wie Betreuung von Stellenbesetzungsverfahren, administrative Abwicklung von Personalvorgängen, Selbständige Verwaltung der der Dezernatskonten, Budget- und Ausgabenkontrolle der Landesmittelkonten
  • Allgemeine Assistenz- und Organisationsaufgaben für das Dezernatsteam, wie Beschaffung von Büromaterial und Arbeitsplatzausstattung, Inventarisierung, Vorbereitung von Buchungsunterlagen, Erstellen von Zahlungsanweisungen, strukturierte Belegablage, Pflege des Webauftritts des Dezernats, Gestaltung von Merkblättern

Bei Besetzung der Stelle als Vollzeitstelle übernehmen Sie zusätzlich Sachbearbeitungsaufgaben im Rahmen unserer Zusammenarbeit mit externen Partner_innen:

  • Erstkontakt für schriftliche und telefonische Anfragen von externen Partner_innen; Qualifizierung, Beantwortung bzw. Weiterleitung der Anfragen innerhalb der TU Darmstadt
  • Gestaltung und Organisation von Terminen, Projekttreffen und Veranstaltungen mit externen Partner_innen
  • Gestaltung und Organisation von Gremienterminen innerhalb der TU Darmstadt
  • Webseitenpflege des Bereichs “Transfer/xchange“ innerhalb des Webauftritts der TU Darmstadt
  • Dokumentation der Kontakte zu externen Partnern in einem CRM-System
  • Budget- und Ausgabenkontrolle der Mittel des xchange Office

Sie benötigen folgende Qualifikationen und Kenntnisse:

  • Eine Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation sowie praktische Berufserfahrungen sind Voraussetzung.
  • Gute Kenntnisse und Routine in den gängigen EDV-Systemen (Word, Excel, Outlook, Content Management Systeme) setzen wir voraus. Kenntnisse in SAP und CRM-Systemen sind wünschenswert.
  • Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift sind Grundlage für Ihre Arbeit.
  • Erfahrungen in Verwaltungsprozessen im Hochschulbereich sind wünschenswert.

Für eine gute Zusammenarbeit sind uns wichtig:

  • Eigenverantwortliches Handeln und Engagement
  • Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
  • Freundlicher, offener und aufgeschlossener Umgang
  • Arbeit in Präsenz, wobei mobile Arbeit nach Absprache ebenfalls möglich ist
  • Bereitschaft zur Weiterbildung

Sie erwartet ein kollegiales Arbeitsklima und ein motiviertes Team. Sie bekommen einen Einblick in verschiedenste Aufgabenbereiche der Universität. Teilzeitarbeit, verbunden mit einer Aufteilung der Aufgabenbereiche, ist möglich.

Die Technische Universität Darmstadt bietet abwechslungsreiche vielfältige Aufgaben, eigenverantwortliches Arbeiten, bedarfsorientierte Fortbildungsmöglichkeiten und eine individuelle Personalentwicklung. Gleitende Arbeitszeiten, ein betriebliches Gesundheitsmanagement sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sind selbstverständlich. Daneben erhalten Sie eine Freifahrtberechtigung für den Nah- und Regionalverkehr im Bereich des Landes Hessen (LandesTicket Hessen) nach den jeweils geltenden Bestimmungen.

Die Technische Universität Darmstadt strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen am Personal an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerber_innen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für die Technische Universität Darmstadt (TV - TU Darmstadt).

Ihre Bewerbung richten Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen) und unter Angabe der Kenn-Nr., des gewünschten Arbeitsumfangs sowie des möglichen Eintrittsdatums per E-Mail in einem einzigen PDF-Dokument an den Leiter des Dezernats Forschung und Transfer, Herrn Dr. Christoph Rensing, Technische Universität Darmstadt, Karolinenplatz 5, 64289 Darmstadt, E-Mail: christoph.rensing@tu-darmstadt.de.

Für Rückfragen zu dieser Position steht Ihnen Herr Dr. Rensing per E-Mail oder unter der Rufnummer 06151/16-57200 gerne zur Verfügung.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre Daten zum Zwecke des Stellenbesetzungsverfahrens gespeichert und verarbeitet werden. Sie finden unsere Datenschutzerklärung auf unserer Homepage.

Kenn-Nr. 776

Veröffentlicht am

23. Januar 2023

Bewerbungsfrist

15. Februar 2023