Sponsoring-Richtlinien

Sponsoring an der TU Darmstadt

Leitlinien und Service-Angebote für die Praxis

Die TU Darmstadt begrüßt Zuwendungen aus der Wirtschaft, von Stiftungen und Bürgerinnen und Bürgern und wirbt solche Mittel aktiv ein.

Die TU Darmstadt verpflichtet sich zum sensiblen und verantwortungsvollen Umgang mit Sponsoren, Spenderinnen und Spendern. Sie legt beim Einwerben von privaten Zuwendungen größten Wert auf Transparenz, Freiheit von Forschung und Lehre, Unabhängigkeit von wirtschaftlichen und sonstigen Interessen, und lehnt jedwede Form von Beeinflussung ab. Die TU Darmstadt hat diese Selbstverpflichtung in Verhaltensregeln dokumentiert.

Richtungsweisend ist der Leitfaden zur Durchführung von Sponsoring. Darin heißt es:

„Sponsoring muss für die Öffentlichkeit erkennbar sein. Eine vollständige Transparenz des Umfangs und der Art von Sponsoring sowie der Sponsoren ist zur Vermeidung der Befangenheit der öffentlichen Hand unentbehrlich.“

Deshalb setzt „Sponsoring eine vertragliche Vereinbarung vor Annahme der Zuwendung voraus“ und muss TU-intern abgestimmt werden. Bei Projekten mit einem Volumen von mehr als 20.000 Euro zeichnet der Kanzler die Verträge.

Für Hörsäle und Seminarräume gelten die Leitlinien zur Durchführung von Raumsponsoring.

Im Folgenden finden Sie weitere Informationen, Service-Angebote, Hinweise zu Ansprechpartnern sowie Dokumente zu ausgewählten Aspekten. Studierenden der TU Darmstadt, die im Auftrag einer Organisationseinheit der Universität Fragen zum Thema Sponsoring haben, können über einen zugriffsberechtigten Ansprechpartner (Dekanat, Geschäftsführung) Einsicht in die Fragen und Antworten erhalten.

Fragen und Antworten zum Thema Sponsoring

Bei Sponsoring handelt es sich um einen Leistungsaustausch im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung bei der ein Unternehmen oder Partner der Universität Geld oder einen geldwerten Vorteil gewährt. Als Gegenleistung erhält das Unternehmen/ Partner Unterstützung für seine Kommunikations- oder Marketingziele. Je nach Ausgestaltung des Sponsorings (aktiv oder passiv) kann eine wirtschaftliche Tätigkeit vorliegen, die für die Universität zur Umsatzsteuerpflicht führt.

Bei Spenden ist das Prinzip der Gegenleistung strikt ausgeschlossen. Spenden sind Geld- oder Sachzuwendungen, die eine Person, Organisation oder ein Unternehmen freiwillig und unentgeltlich zur Förderung gemeinnütziger Zwecke (z.B. Forschung und Lehre an einer Universität) bereitstellt. Die Universität ist weder zu Gegenleistungen verpflichtet, noch werden solche vertraglich vereinbart. Ein Spender handelt als Förderer und nicht unter dem Aspekt des betrieblichen Nutzens bzw. einer geldwerten Gegenleistung. Oft erwartet er absolute Diskretion oder eine sehr zurückhaltende öffentlichkeitswirksame Kommunikation.

Insbesondere bei Sachspenden ist eine Absichtserklärung des Spenders notwendig, damit eine Zuwendungsbestätigung vonseiten der TU Darmstadt ausgestellt werden kann. Die TU Darmstadt stellt ein Formular zur Verfügung, das alle notwendigen Informationen enthält. Sie finden diese sogenannte Willenserklärung für Sachspenden in der Marginalienspalte zum downloaden.

Fragen? Kontakt?

Für den Gesponsorten, also die Universität, ist entscheidend, ob er kommunikative Gegenleistungen in eher „passiver“, zurückhaltender Form gewährt oder „aktiv“ durch klar hervorhebende öffentliche Kommunikation erbringt. Im ersten Fall muss die TU Darmstadt keine Steuern zahlen. Im zweiten Fall können die Gegenleistungen als gewerbliche Sponsoring-Aktivität eingestuft werden, dann muss die Universität für die erzielten Einnahmen unter anderem Umsatzsteuer entrichten.

Die Grenzen sind je nach Bewertung naturgemäß fließend.

Unterschiede zwischen „aktivem“ und „passivem“ Sponsoring:

Beispiele für „passives“, „duldendes“ Mitwirken des Gesponsorten in der Kommunikation:

  • Knappe schriftliche Danksagung z.B. in einer Broschüre, einem Veranstaltungs-Flyer, auf einer Webseite der TU Darmstadt
  • Knapper Hinweis auf die Unterstützung des Sponsors, Nennen seines Namens und/oder grafisch zurückhaltende Darstellung seines Logos z.B. auf einem Plakat bzw. als nicht verlinkte Abbildung im Web-Auftritt der TU Darmstadt
  • Freigabe des Namens und ggf. Überlassen eines Logos des Gesponsorten sowie des Logos der TU Darmstadt an den Sponsoren zu angemessenen Werbezwecken
  • Beispiel eines gemeinsames Symposiums: Universität und Sponsor weisen in ihren Publikationen und Webauftritten informierend auf die Veranstaltung hin und binden auf ihren Webseiten wechselseitig das jeweilige Logo ohne Verlinkung ein

Beispiele für „aktives“, dezidiertes Mitwirken des Gesponsorten an PR-Maßnahmen:

  • Deutlich hervorgehobene Verweise auf den Sponsor auf Flyern, Plakaten u.ä.
  • Hinweise auf Produkte des Sponsors oder Schalten von Werbeanzeigen in Broschüren des Gesponsorten, Product Placement im Rahmen einer TU-Veranstaltung
  • Möglichkeit des Aufbaus eines Messestandes durch den Sponsor
  • Schalten eines Links bzw. Einstellen des Logos des Sponsors auf der Webseite der TU, über die auf die Homepage oder andere Webseiten des Sponsors geführt wird
  • Verpflichtung gegenüber dem Sponsor, als Universität Medienmitteilungen mit werbendem Inhalt zu erstellen und zu veröffentlichen
  • Benennen einer Veranstaltung nach einem Sponsor

Beides ist jeweils möglich, wenn es im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung mit Ihrem Sponsoren fixiert ist. Das Athene-Logo im jeweils erforderlichen Datei-Format stellt die Stabsstelle Kommunikation und Medien auf Anfrage gerne bereit.

Im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung mit Ihrem Sponsoren ist dies als Gegenleistung möglich. Beachten Sie bitte die Hinweise zu „passivem“ und „aktivem“ Sponsoring unter der Frage „Was darf und kann ich meinem Sponsoring-Partner an Gegenleistungen zusichern? Welche steuerrechtlichen Auswirkungen sind bei Sponsoring-Projekten zu beachten?“. Je nach Fall binden Sie das Logo des Sponsors entweder ohne oder mit Verlinkung auf Ihrer Webseite ein bzw. legen eine aktive Verknüpfung mit der Webseite Ihres Sponsors an.

Beachten Sie bitte auch die vom Präsidium der Universität verabschiedeten Richtlinien für den Online-Auftritt der TU Darmstadt („Das Bild der TU Darmstadt im Web“). Im Kapitel zu Sponsoring und Werbung heißt es:

„Die TU Darmstadt betreibt auf den von ihr originär erstellten und verantworteten Webseiten grundsätzlich keine kommerzielle Werbung. Das Einbinden von aktiven Links zu externen Kooperationspartnern (z.B. Firmenlogos oder URL), zu sonstigen Unternehmen, Dienstleistungs-Institutionen etc. ist eine Form von Sponsoring und bedarf einer schriftlichen Vereinbarung. Darin fixieren die jeweilige organisatorische Einheit der Universität und ihr Partner u.a. den Umfang und die Dauer von Leistungen und Gegenleistungen. Die redaktionelle Nennung von Kooperationspartnern in der Wirtschaft, außeruniversitären Forschung etc. ist selbstverständlich zu Referenzzwecken möglich.“

Link zum Thema:

Die Räume können gemäß der allgemeinen Mietbedingungen der TU Darmstadt mit Hilfe eines Formulars angefragt bzw. angemietet werden.

Links zum Thema:

Nein. Alle Formen von Sponsoring-Leistungen für Lehrveranstaltungen der TU Darmstadt sind ausgeschlossen, um jeglichen Anschein von Einflussnahme zu vermeiden.

Angebote von Sponsoren, die sich zeitlich und inhaltlich klar von Lehrveranstaltungen trennen lassen, sind selbstverständlich prinzipiell möglich – zum Beispiel Ehrungen, Empfänge, Mitwirkung in einer Jury u.ä.

Angesichts der Fülle an Wünschen von Sponsoren und Empfängern sowie gewachsener Beziehungsstrukturen und unterschiedlicher Kulturen gibt es nicht den Vertrag „von der Stange“. Anbei finden Sie eine Checkliste mit Anregungen zur Ausgestaltung der für Sie passenden Sponsoring-Vereinbarung:

Gestalten Sie die Sponsoring-Vereinbarung möglichst transparent. Fixieren Sie die Sponsoringziele und Maßnahmen des Sponsors wie des Mittelempfängers sowie sämtliche Leistungen und Gegenleistungen hinreichend kurz und exakt. Legen Sie auch Rechte und Pflichten (Leistungselemente des Sponsors wie Geldleistungen, ggf. Aufteilung nach Sachleistungen, Dienstleistungen) sowie die Leistungs- oder Duldungselemente des Empfängers fest.

Gegenleistungen sind z.B. der Abdruck von Logo und Namenszug des, Sponsors auf Programmen, Plakaten, Erwähnungen in der Öffentlichkeit, Titelsponsoring, Prädikate, Schirmherrschaft, Überlassung des eigenen Logos und des Namenszuges, Hinweise auf Geschäftspapier.

Achten Sie auch darauf, dass in Aussicht gestellte Leistungen anderer TU-Abteilungen (z.B. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit) vorab intern abgeklärt sind.

Sponsoringverträge erfordern immer eine Schriftform und sollten folgende Inhalte klären:

  • Definition der Leistung des Sponsors
  • Definition der Gegenleistungen des Gesponserten
  • Zeit-räumliche Dimension/Dauer der Vereinbarung
  • Finanztechnische Abwicklung (d.h. wer bezahlt für was bis wann an wen)
  • Nennung des Nettobetrages zuzüglich MwSt. auf der Basis kostendeckender Kalkulation.
  • Vereinbarung über die (Nicht-) Einflussnahme des Sponsors auf inhaltliche Arbeit des Gesponserten
  • Haftung
  • Kündigung

In der Marginalienspalte finden Sie Musterverträge der TU Darmstadt für aktives und passives Sponsoring. Der fertige Vertrag wird vom Dez. VI: Forschung geprüft und ist Voraussetzung für die Vergabe einer Projektkonto-Nummer.

  • Die Vorgehensweise bei der internen Abwicklung von Sponsoring sieht folgendermaßen aus: Klären Sie zunächst ab, ob es sich um aktives/ passives Sponsoring oder eventuell um eine Spende handelt. Erst dann können Sie den richtigen Vertrag erstellen und zur Prüfung vorlegen. Wenn die vertraglichen Aspekte geprüft und genehmigt sind, können Sie eine Projektnummer beantragen, Die Projektnummer ist Voraussetzung für eine korrekte, buchhalterische Abwicklung des Projekts.
  • Wichtig ist, dass alle Details geklärt sind, bevor ein Projekt beginnt. Eine nachträgliche Klärung und Bearbeitung ist problematisch und für alle Beteiligten mit Mehrarbeit verbunden.
  • Folgende Ansprechpartner helfen Ihnen gerne weiter:
    • Allgemeine Beratung bei Sponsoringfragen/ Klärung aktiv oder passiv: Frau Inken Bergenthun, Dezernat III: Finanz- und Wirtschaftsangelegenheiten ; Telefon 06151/16-27597,
    • Vertragsprüfung, Aspekte des Sponsorings bei Drittmittelprojekten: Dezernat VI Forschung; Frau Stefanie Koch Telefon 06151/16-57490, / Frau Carina Barth Telefon 06151/16-57294,
    • Vergabe von Projekt-Konten-Nummern: Frau Andrea Ascherl, Dezernat VI: Forschung; Telefon 06151/16-57232,
    • Steuer- und spendenrechtliche Fragestellungen: Herr Wolfgang Selzer, Dezernat III: Finanz- und Wirtschaftsangelegenheiten; Telefon 06151/16-3244,
    • Frau Saskia Beyer, Ansprechpartnerin für Korruptionsprävention; Tel. 06151/16-2179,

Wenn alle wesentlichen Punkte (Klärung ob Spende, aktives oder passives Sponsoring, Vertragsgestaltung u.a. – siehe Antworten zu den Fragen oben – ) geklärt sind, können Sie eine Projektnummer (per Antrag auf Vergabe einer Projektnummer oder E-Mail) im Dezernat VI Forschung, Referat Drittmittel, beantragen. Folgende Unterlagen sind beizufügen:

Ansprechpartnerin:

Fragen zu Themen im Kontext

Die TU Darmstadt untersagt kommerziell tätigen Unternehmen die Abbildung (bzw. die Verwendung des TU-Logos mit Rück-Verlinkung auf die TU-Homepage) auf Webseiten bzw. in Druckpublikationen von Unternehmen – es sei denn, dies ist im Rahmen einer vertraglichen Kooperation, etwa in Form von Sponsoring, geregelt.

Warum? Das Logo der TU Darmstadt ist beim Deutschen Markenamt eingetragen und hinterlegt, somit gesetzlich geschützt, und hat einen finanziell bezifferbaren Werbewert. Wer mit uns werben will, muss dies bezahlen, inklusive aller steuerlichen Regelungen. Im Rahmen eines Kooperationsvertrags kann dies fixiert werden.

Nach der Rechtsprechung der Finanzgerichte ist die Abbildung des Logos mit und ohne Verlinkung (in diesem Fall zur TU Darmstadt-Webseite) auf einer kommerziellen Unternehmens-Webseite eine Werbeleistung, die von der TU Darmstadt als Einnahme versteuert werden muss. Auch könnte mit der unentgeltlichen Überlassung des Logos an ein Unternehmen ein Verstoß gegen EU-Beihilferecht vorliegen, denn die TU Darmstadt als Körperschaft des öffentlichen Rechts würde dem Unternehmen einen wettbewerblichen Vorteil einräumen.

Auch bei einer reinen Lieferanten-Beziehung wird das Logo der TU Darmstadt nicht zur Verwendung freigegeben. Lieferanten der TU Darmstadt wird erlaubt, die TU Darmstadt als Kunden zu nennen – aber nur mit ausgeschriebenem Namen, ohne Abkürzung, ohne Logo, ohne Verlinkung zur Website der TU Darmstadt – das wäre alles Werbung. Aus diesem Grund stellt die TU Darmstadt auch keine Referenzschreiben aus.

Unternehmen können Werbe-Aktionen an der TU Darmstadt durchführen, wenn sie zuvor eine vertragliche Vereinbarung mit der UAM Media Group GmbH getroffen haben. Ein Rahmenvertrag der TU Darmstadt, vertreten durch das Präsidium, und der UAM Media Group GmbH regelt einheitlich die kommerziellen Werbemöglichkeiten an der TU Darmstadt – zum Beispiel Plakatwerbung, Auslage von Informations- und Werbematerialien sowie Recruiting-, Promotion- und Verkaufsaktionen. Interessierte Unternehmen sind gehalten, sich an die UAM Media Group GmbH zu wenden, die im Auftrag der TU Darmstadt die Genehmigungsverfahren bei Promotions- und Verkaufsaktionen an fest definierten Standorten/Innen- und Außenflächen auf dem Campus Innenstadt und dem Campus Lichtwiese abwickelt. Über die UAM Media Group GmbH kann ferner kommerzielle Werbung (Plakatrahmen, Auslagenständer) auf festgelegten Flächen im Innenbereich gebucht werden.

Auf allen anderen Flächen der TU Darmstadt und in Hörsälen dürfen Unternehmen nicht werben.

Kontakt

UAM Media Group GmbH

Markus Tietze, Leiter Hochschulmanagement

Tel. 089-33 02 946 20

E-Mail: titze@uam-group.de

www.uam-group.de

Unternehmen und externe Organisationen können Vorlesungssäle und Seminarräume an der TU Darmstadt für Veranstaltungen, z.B. Symposien, anmieten und in diesem Rahmen auch im beschränkten Umfang Werbemaßnahmen durchführen. Die TU Darmstadt hat einheitliche Bedingungen für die Vermietung von Räumlichkeiten außerhalb des Lehrbetriebs festgelegt. Externe Veranstalter, die einen Mietvertrag abschließen, dürfen während der Veranstaltung im definierten Umfang (Hängen von Plakaten, Auslage von Flyern) Eigenwerbung in den angemieteten Räumen betreiben. Das gilt auch, wenn Organisationseinheiten der TU Darmstadt oder akkreditierte Gruppierungen der TU Darmstadt einen Mietvertrag schließen und Externe als Veranstaltungspartner gewinnen. In diesem Fall müssen die Partner eine schriftliche Sponsoring-Vereinbarung über Leistungen und Gegenleistungen abgeschlossen haben.

Kommerzielle, werbende Veranstaltungen von Unternehmen wie Recruiting-, Promotion- und Verkaufsaktionen müssen auf Basis einer vertraglichen Vereinbarung mit der UAM Media Group GmbH durchgeführt werden. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter der Frage „Unternehmen möchten auf dem Campus werben. Was antworte ich?“.

Links zum Thema:

Die TU Darmstadt bietet ein Online-Jobportal, das stellenwerk. Hier können Unternehmen, Organisationen sowie Privatleute gegen eine geringe Gebühr feste Stellen, Praktika, Trainee-Programme etc. anbieten. Mit derzeit rund 15.000 Zugriffen pro Monat wird das Portal intensiv nachgefragt.

Wenn Sie Anzeigen etwa von Unternehmen oder Organisationen auf Ihren Webseiten online stellen, verlassen Sie den vertraglich geregelten Rahmen von stellenwerk und räumen Unternehmen einen Vorteil ein. Das ist problematisch, da der Eindruck entstehen kann, sich für Werbeinteressen vereinnahmen zu lassen. Vakante Stellen, Praktika-Plätze usw. in Ihrem Fachbereich bzw. an der TU Darmstadt können Sie selbstverständlich weiterhin frei veröffentlichen.

Kontakt stellenwerk:

Tel. 0800 210 05 62 (kostenfrei aus dem deutschen Fest- und Mobilfunknetz)

Zum Thema:

Word-Mustervorlage für externe Stellenangebote

Für das Veröffentlichen von Stellenanzeigen bietet die TU Darmstadt ein zentrales Jobportal, das stellenwerk. Bedenken Sie, dass Sie mit dem Veröffentlichen von Stellenanzeigen auf Ihren Webseiten dem Anbieter einen Vorteil einräumen und der Eindruck entstehen kann, sich für Werbeinteressen vereinnahmen zu lassen.

Das Präsidium der TU Darmstadt hat vor diesem Hintergrund eine verbindliche „Netiquette“ verabschiedet, die mehr Transparenz gewährleisten und dezentrale TU-Webredakteurinnen und -redakteure vor einer Involvierung in Werbung oder eine Form des aktiven Sponsoring und der daraus resultierenden Konsequenzen schützen soll.

Wer externe Stellenanzeigen in TU-Webseiten einstellt, hat folgende „Netiquette“-Kriterien zu beachten:

  • Die Stellenanzeige liegt als pdf-Dokument vor
  • Die Darstellung ist grafisch neutral, rein textbasiert unter Einbindung des Firmenlogos
  • Es gibt keine aktiven Verlinkungen zu den Webseiten des Unternehmens – auch nicht im pdf-Dokument selbst

Eine Word-Mustervorlage steht zum Download und zur Weitergabe an externe Dritte zur Erstellung des pdf-Dokuments zur Verfügung.

Kontakt stellenwerk:

Tel. 0800 210 05 62 (kostenfrei aus dem deutschen Fest- und Mobilfunknetz)

Zum Thema:

Word-Mustervorlage für externe Stellenangebote

Für alle Aktivitäten Externer auf dem Gelände und in den Räumen der Universität gilt grundsätzlich die Hausordnung für die Technische Universität Darmstadt. Des weiteren gelten bei Raumvermietungen an Externe die Allgemeine Mietbedingungen der TU Darmstadt.