Ohne sie läuft wenig…

TU-Beschäftigte im Gespräch

09.02.2022

Die Universitätsallianz Unite! möchte ein neues Modell eines europäischen virtuellen und physischen Campus schaffen. Daran arbeiten viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der sieben Partneruniversitäten. Eine davon ist Heidi Roßmann, Office Management UNITE!. Im Interview berichtet sie über ihren Arbeitsalltag.

Heidi Roßmann

Name: Heidi Roßmann

Alter: 55 Jahre

Dezernat: VIII – Internationales

Aufgabengebiete: Assistenz Dezernatsleitung, Assistenz Secretariat der Europäischen Universitätsallianz Unite!

Letzte berufliche Station vor der TU: bei einer Hilfsorganisation als Sekretärin des Direktors Verwaltung & Finanzen

Dienstjahre an der TU: 11

Wie sieht Ihr Arbeitsalltag aus?

Viele organisatorische Dinge für das Dezernat, z. B. Sachbearbeitung Personalangelegenheiten, Verwaltung Accountberechtigungen und Groupwarebeauftragte, Besuchs- und Reiseorganisationen für die Dezernatsleitung (wenn keine Coronapandemie herrscht …), Terminkoordination, Beschaffung von Büromaterial, Protokolle.

Wichtig ist grundsätzlich, einen Gesamtüberblick über die einzelnen Aufgabenbereiche des Dezernats zu haben, da ich öfters Erstkontakt für Anfragen aus anderen TU-Bereichen oder auch externen Personen und Einrichtungen bin.

Für die europäische Universitätsallianz Unite!, deren Koordinatorin die TU Darmstadt ist: Finanzadministration, Erstellen von Protokollen, Verwaltung von Nutzerrechten für die Kooperationsplattform von Unite!, Sachbearbeitung Dienstreiseorganisation, Terminkoordination.

Ansonsten bin ich oft „Brain-Storming-Partnerin“, wenn ich im Gespräch mit Kolleginnen und Kollegen mitüberlege, wie man was wie am besten erledigen könnte …

Wie hat sich Ihre Arbeit in Zeiten der Corona-Pandemie verändert?

Ich konnte mir zunächst nicht vorstellen, im Homeoffice zu arbeiten. Einige Arbeitsabläufe, die zum Teil noch recht papierlastig waren, musste ich anpassen. Ein Vorteil dieser Anpassungen ist, dass ich nun überwiegend papierlos arbeite.

Es fehlt mir – wie so vielen – auf jeden Fall der persönliche Austausch mit Kolleginnen und Kollegen. Die typischen „Tür- und Angel-Gespräche“ oder „mal eben schnell den Kopf reinstrecken“ müssen durch Telefonate oder virtuelle Meetings ersetzt werden und erfordern mehr Planung. Manches ist zunächst einfach auch weggefallen, wie zum Beispiel Dienstreiseorganisationen.

Dass Meetings virtuell stattfinden, hat für mich aber auch den Vorteil, dass ich zum Beispiel in Unite! an Meetings teilnehmen konnte, zu denen ich normalerweise nicht gereist wäre. Ich kann dadurch das Unite!-Team zum Beispiel bei der Protokollführung unterstützen. Außerdem bin ich dadurch selbst besser informiert – und je besser man informiert ist, desto besser kann man ein Team unterstützen.

Bei Unite! konnte ich beobachten, wie die Corona-Bedingungen wie ein Booster gewirkt und einige Vorhaben schneller vorangetrieben haben.

Was möchten Sie in Ihrem Aufgabengebiet nicht missen?

Die internationalen Kontakte. Ich lerne gerne Menschen aus anderen Ländern kennen.

Wo gibt es in Ihrer Arbeit Schnittstellen zu anderen Gebieten?

Es gibt immer wieder auch Kontakt zu den Fachbereichen/Fachgebieten der TU Darmstadt – sei es bei der Vorbereitung von Delegationsbesuchen oder nun bei Unite! deshalb, weil Fachbereiche der TU Darmstadt mit Initiativen involviert sind, die zum Teil aus Unite!-Mitteln unterstützt werden, deren Verwaltung zu meinen Aufgaben gehört.

Nutzen Sie Angebote der TU wie interne Weiterbildung, Sport oder musikalische Gruppen?

Ich habe schon häufig Angebote der internen Weiterbildung genutzt. Diese Angebote gehören zu den Dingen, die ich bei der TU Darmstadt als Arbeitgeberin sehr schätze.

Des Weiteren bin ich im SekretariaNet aktiv, welches ein Netzwerk ist für alle, die im Bereich Assistenz und Verwaltung an der TU Darmstadt arbeiten und Austausch und Vernetzungsmöglichkeiten anbietet, um den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Auch ein Sportangebot für Beschäftigte habe ich vor Corona gerne genutzt und fand es toll, mich direkt nach der Arbeit ohne große Wegezeit sportlich betätigen zu können.

Welche Klischees über Ihren Berufsstand können Sie nicht mehr hören? Welche Klischees treffen tatsächlich zu?

Viele haben noch das Bild der „kaffeekochenden Tippse“ im Kopf, und haben keine genaue Vorstellung, wie verantwortungsvoll und vielfältig die Tätigkeit als Sekretärin/Assistentin ist. Assistentinnen müssen über viele Dinge Bescheid wissen, um ihre Vorgesetzten und Teams entlasten zu können. An der TU Darmstadt sind die Sekretärinnen eigentlich eher Sachbearbeiterinnen.

Kaffee koche ich allerdings tatsächlich gelegentlich, wenn wir zum Beispiel Delegationen empfangen.

Welches Ereignis aus Ihrem Arbeitsalltag werden Sie so schnell nicht vergessen?

Ich bin sehr begeistert von meinem Tätigkeitanteil für Unite!. Es ist für mich erstaunlich, in welch kurzer Zeit ein so tolles Angebot für Studierende entstanden ist und es ist spannend zu beobachten, wie es sich noch weiterentwickelt.

Es ist ein schönes Gefühl, ein Zahnrädchen in diesem Getriebe zu sein. Besonders beeindruckend war für mich das Kick-off-Meeting vor zwei Jahren, welches hier an der TU Darmstadt stattfand (bei dem ich eher im Hintergrund organisatorisch unterstützt habe). Man konnte so richtig die Aufbruchsstimmung spüren.

Über Unite!

Zu Unite! (University Network for Innovation, Technology and Engineering) gehören die TU Darmstadt als Koordinatorin, die Aalto University (Finnland), das KTH Royal Institute of Technology (Schweden), das Grenoble Institute of Technology (Frankreich), das Politecnico Di Torino (Italien), die Universitat Politècnica de Catalunya (Spanien) und die Universidade de Lisboa (Portugal).

Als Europäische Universität wollen die sieben Partneruniversitäten einen transeuropäischen Campus für Studierende und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler unter Einbezug von Regionen und Unternehmen schaffen. Die Partner haben zusammen 167.000 Studierende, arbeiten in mehr als 80 EU-Projekten bereits eng zusammen und haben in den letzten fünf Jahren über 2.000 Studierende ausgetauscht. Die Allianz setzt es sich zum Ziel, die gemeinsamen Studienangebote im Dienste der Studierenden zu bündeln, bisherige technische und administrative Hürden abzubauen und damit die Studierendenmobilität signifikant zu erhöhen. Auch die Forschung soll von den größeren und leichteren Kooperationsbedingungen profitieren, so dass insgesamt die Wettbewerbsfähigkeit im Europäischen Hochschulraum gestärkt wird.