Dateiformat von Abschlussarbeiten
In welchem Dateiformat sollen Abschlussarbeiten elektronisch eingereicht werden?
Abschlussarbeiten müssen der ULB über das TUbama-Portal im Dateiformat PDF/A (archivierbares PDF) eingereicht werden.
Generell wird das Dateiformat der Abschlussarbeit von der/dem Prüfenden festgelegt (§ 22 APB).
Das archivierbare PDF/A-Format lässt sich in der Regel aus allen üblichen Textverarbeitungsprogrammen erzeugen. Es müssen jedoch beim Speichern die richtigen Einstellungen gewählt werden. Dazu beachten Sie bitte die Anleitungen Ihres Textverarbeitungsprogramms.
Sie sollten auf jeden Fall frühzeitig einen Testupload einer so erstellten PDF/A-Datei vornehmen, um zu überprüfen, ob das Format akzeptiert wird. Aktuell zulässig sind die PDF/A-Dateistandards PDFA-1a, PDFA-1b, PDFA-2a, PDFA-2b, PDFA-2u.
Beim Upload-Prozess wird das Dateiformat automatisch auf Korrektheit überprüft. Bei „Nächster Schritt“ erhalten Sie eine Meldung, ob das Format der hochgeladenen Datei korrekt ist oder ob es nicht PDF/A-konform ist. Sie können eine fehlerhafte Datei jederzeit wieder löschen und eine neue Datei hochladen. Sollte das Dateiformat nicht korrekt sein, wird ein Einreichen der Arbeit automatisch verhindert.
Häufige Ursachen für Probleme bei der Erstellung einer Datei im PDF/A-Format und dem Hochladen sind:
- Der Dateiname darf keine Leer- oder Sonderzeichen enthalten!
- Alle in die Datei eingebunden pdf-Dateien müssen ebenfalls im PDF/A-Format sein! Oftmals werden Grafiken als pdf eingebunden, die nicht im PDF/A-Format sind, dann ist dadurch auch die gesamte Datei nicht im korrekten PDF/A-Format! Gleiches gilt auch für andere Bestandteile der gesamten Daten – insbesondere bei der Erstellung der Datei über LaTeX ist darauf zu achten, dass alle Bestandteile ebenfalls im PDF/A-Format sind.
Bitte überprüfen Sie insbesondere auch, ob Ihre Grafiken mit transparentem Hintergrund korrekt dargestellt werden. Bei Problemen müssen Sie ggf. den Hintergrund der Grafiken in „Weiß“ umwandeln.
Microsoft Office 2016
In Microsoft Office 2016 finden Sie die Einstellung zum Speichern im PDF/A-Format unter den PDF-Optionen. Die Schaltfläche „Optionen“ wird Ihnen erst dann angezeigt, wenn pdf als Speicherformat ausgewählt wurde.
Sollten Sie andere Versionen von Microsoft Office verwenden, informieren Sie sich bitte rechtzeitig.
Open Office
In OpenOffice finden Sie die Einstellung zum Speichern im PDF/A-Format unter „Datei“ -> „Exportieren als PDF…“
In der Dialogbox „PDF-Optionen„ wählen Sie unter „Allgemein“ ->„PDF/A“
Sollten Sie andere Versionen von Open Office verwenden, informieren Sie sich bitte rechtzeitig.
LaTeX
Mit LaTeX ist es ebenfalls möglich, ein PDF/A-Format zu erzeugen. Bitte informieren Sie sich, wie dies funktioniert und testen Sie in jedem Fall frühzeitig die Korrektheit des Formates durch einen Testupload.
Falls Sie die offiziellen LaTeX-Vorlagen der TU Darmstadt verwenden, entspricht die Voreinstellung des TUDa-Thesis-Templates bereits dem PDF/A-2b-Standard (pdfa=true).
Erweiterungen der Titeldaten sind über das Makro \Metata möglich, dies ist in der Beispieldatei dokumentiert.
Bitte beachten Sie, dass eine Konformität nur für in LaTeX erzeugte Inhalte sichergestellt werden kann. Eingebundene Bilder oder weitere PDF-Dateien müssten unabhängig davon auf Konformität geprüft werden.
Weitere Informationen und Hilfe erhalten Sie über das Support-Angebot zu den TUDa-CI-Templates.
PDF/A programmunabhängig speichern
Es gibt verschiedene Programme, die einen virtuellen pdf-Drucker installieren, der es ermöglicht, unabhängig von der zum Schreiben der Abschlussarbeit verwendeten Software, in eine pdf-Datei zu drucken.
Beispiele für solche Softwareprogramme sind: PDF24, FreePDF oder Adobe Acrobat (nicht der Adobe Reader!!). Auch in diesen Programmen kann das PDF/A-Format ausgewählt werden.
